Les technologies nous rendent-elles efficaces au travail?

Historiquement, les innovations technologiques ont toujours été à l’origine d’importants progrès et d’amélioration de la productivité. Que l’on pense simplement à l’invention de la machine à vapeur, qui a été au cœur de la révolution industrielle! 

Il est indéniable que la technologie nous permettte aujourd’hui de faire plus de tâches que jamais, mais il y a tout de même bien des pièges à éviter.
 
Selon un rapport du Pew Research Center, le courriel, Internet et les téléphones intelligents font partie du quotidien de nombreux travailleurs, particulièrement dans les emplois de bureau.
 
 
Pourcentage de cols blancs affirmant que ces outils sont très importants pour leur travail
 
Courriel: 78%
 
Internet: 68%
 
Téléphone intelligent: 22%
 
Réseaux sociaux: 7%
 
Le courriel prend une place prépondérante dans le quotidien de bien des travailleurs. Selon une récente étude du McKinsey Global Institute, les travailleurs consacrent en moyenne 28% de leur temps à la gestion des courriels. Sur une journée de huit heures, ça représente deux heures et
14 minutes. Ce n’est pas rien! Bien sûr, les minutes consacrées à la gestion des courriels ne sont pas entièrement une perte de temps. Mais des études ont montré que les travailleurs recevaient en moyenne 105 courriels par jour, dont 19% sont des pourriels. 
 
 
Comment faire pour éviter alors que la gestion des courriels ne devienne un monstre?
 
Il existe plusieurs petits trucs de productivité. En voici quatre:
 
Fixer des moments dans la journée pour consulter et gérer les courriels, et désactiver les notifications en dehors de ces périodes.
 
Limiter la longueur de vos réponses.
 
Agir sur un courriel immédiatement après l’avoir lu.
 
Utiliser la fonction «recherche» et des codes de couleurs plutôt que des dossiers.
 
 
Y a-t-il des alternatives au courriel?
 
Certaines organisations vont plus loin et tentent même d’éliminer complètement le courriel au travail, en le remplaçant par des plateformes de gestion de contenu collaboratives (communément appelées «wikis»). 
 
Les employés associés à un projet peuvent ainsi nourrir une page publique sur le projet en question, partager des documents, les modifier et suivre les changements des autres utilisateurs, commenter et clavarder à partir d’une seule et même plateforme. 
 
Ce type de plateforme a un grand avantage: celui de «décloisonner le savoir». Pensez un instant à toute l’information que vous transmettez par courriel. Cette information pourrait être utile à d’autres personnes dans la compagnie, mais ils n’y ont pas accès, car cette information est coincée dans votre boîte de courriel (et dans celle de son destinataire). Le McKinsey Global Institute avance que les organisations pourraient augmenter leur productivité de 14% en rendant cette source d’information plus accessible. 
 
Grâce à la technologie, on peut tout à la fois travailler sur un rapport, gérer ses courriels, faire de la veille d’information et répondre à des messages textes. Plusieurs personnes croient qu’elles sont plus productives parce qu’elles sont des as du «multitâche». Mais c’est un leurre; en réalité, c’est plutôt l’inverse. Selon une étude britannique de 2005, notre quotient intellectuel baisserait de
10 points quand on veut faire deux choses à la fois, ce qui représente plus du double de l’effet de la marijuana sur le cerveau!
 
Le multitâche multiplie le nombre d’interruptions, ce qui affecte non seulement les délais de réalisation du travail, mais aussi sa qualité. Des études ont montré qu’une interruption de quatre secondes multipliait par trois le risque d’erreur.
 
Grâce à la technologie, on peut également être branché sur le travail 24 heures sur 24. Est-ce vraiment quelque chose qui nous rend plus efficaces?  
 
La multiplication des plateformes et des outils de travail – téléphones intelligents, tablettes, ordinateurs portables, etc. – fait en sorte que le travailleur peut maintenant être branché sur le travail quasiment en permanence. Selon un rapport du Pew Research Center, un adulte sur cinq travaille régulièrement en dehors du bureau. Encore une fois, on pourrait croire que cela augmente la productivité, mais c’est faux. En fait, c’est surtout mauvais pour la santé. 
 
Des chercheurs ont documenté un phénomène qu’ils ont nommé «télépression» (en référence au télétravail). Bien qu’une connexion constante avec le boulot puisse donner l’impression aux travailleurs d’être plus productifs, elle les expose de façon permanente aux facteurs de stress associés au travail. Elle peut engendrer chez les travailleurs le sentiment de devoir répondre immédiatement à des courriels professionnels, quel que soit le moment de la journée.  Et c’est cette absence de repos qui peut avoir des impacts sur la santé. Les chercheurs ont observé, chez les employés affectés par la «télépression», davantage de problèmes de sommeil, de cas d’épuisement professionnel et d’absences liées à la santé.
 
 
Comment peut-on dompter la technologie?
 
Malgré les critiques qu’on vient de faire, la technologie a beaucoup plus de bons que de mauvais côtés. Pour une vaste majorité de travailleurs, elle contribue à augmenter le niveau de productivité. 
 
Un bon moyen de dompter la technologie est de ne pas se laisser tenter par les possibilités infinies de la technologie et de savoir s’imposer des limites: limiter le temps passé à gérer ses courriels, limiter le nombre de tâches qu’on effectue simultanément, limiter le temps passé à travailler à la maison, limiter la procrastination sur Internet au bureau... Avec un peu d’organisation et de bonne volonté, on parviendra à éviter les écueils de la technologie!
 
 
Quelques liens complémentaires sur Jobboom: 
 
 
 
 
 
 
 
Chroniqueur : Simon Granger, coordonnateur des contenus chez Jobboom
 

 

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