La réunion efficace

Les réunions au travail sont absolument nécessaires pour générer des idées et clarifier des projets. Mais avouons qu’elles s’étirent souvent un peu trop…  Éric Grenier, journaliste chez Jobboom, nous donne quelques clés pour éviter de perdre du temps dans la salle de réunion.
 
 
Est-ce qu’on fait trop de réunions au bureau? 
 
La première grande question à se poser est: une réunion est-elle vraiment nécessaire? Beaucoup de choses peuvent se régler par une simple conversation plutôt que par une réunion. Aussi, ce n’est pas parce que vous faites une réunion tous les lundis matins que chacune d’elles est vraiment utile. Si vous avez réellement besoin de discuter en équipe, fixez un objectif à la rencontre. Vous éviterez de vous éparpiller et d’étirer inutilement les choses. Faites un ordre du jour et estimez le temps requis pour chaque point. Les participants doivent avoir été mis au courant de chaque réunion suffisamment à l’avance pour pouvoir se préparer adéquatement. Et n’invitez que les personnes vraiment concernées. Il n’est souvent pas nécessaire de réunir toute l’équipe, mais on le fait parfois par habitude.
 
 
Combien de temps devrait durer une réunion?
 
Il faut sortir du carcan du 30 ou 60 minutes. Vous pouvez très bien organiser une réunion de
15 minutes, de 10h à 10h15 par exemple! Si, chaque fois, trop de temps est prévu, la rencontre aura tendance à s’étirer inutilement. Plus on se donne de temps, plus ça prend du temps! Une technique pour raccourcir les réunions est de la tenir debout. Une étude a révélé que les groupes en réunion debout prenaient un tiers moins de temps pour prendre une décision qu’un groupe assis. La qualité de la décision était la même.
 
 
Que faire des éternels retardataires?
 
Ne les attendez plus! Commencez à l’heure et terminez au plus tard à l’heure de fin prévue. Si, à chaque réunion, vous attendez 10 minutes les retardataires, toutes ces 10 minutes multipliées par le nombre de participants présents représentent une énorme perte de temps. Ils finiront probablement par être là à l’heure…
 
 
Quand utiliser des présentations de style PowerPoint?
 
C’est parfois une béquille. Ce n’est pas parce que vous avez un PowerPoint que votre propos sera plus intéressant ou convaincant. S’il sert à présenter de l’information, d’accord; mais s’il ne fait que répéter ce que vous dites, certains perdront le fil et se mettront probablement à bâiller…
 
 
Que faire avec le collègue qui parle trop?
 
C’est à l’animateur de la réunion, généralement celui qui l’a organisée, de gérer ce genre de chose. Il peut résumer poliment le propos du collègue en question et diriger l’attention sur les autres personnes en insistant sur le fait que tous doivent avoir la chance de s’exprimer, mais que tous les points à l’ordre du jour devront être couverts avant la fin de la rencontre. Si le propos du collègue semble hors sujet, l’animateur peut simplement rappeler le groupe à l’ordre.
 
 
Une nouvelle tendance émerge: les réunions marchées. Comment ça fonctionne?
 
Il suffit de se munir d’une petite enregistreuse pour éviter de prendre des notes et hop, on sort dehors. Évidemment, ce genre de réunion fonctionne à deux, trois ou quatre personnes au maximum.
 
De un, c’est bon pour la santé. Rester assis plus de trois heures par jour réduit notre espérance de vie, selon une étude publiée dans la revue British Medical Journal. Mais c’est aussi pour l’efficacité de la réunion. Faire un effort d’intensité légère à modérée augmente de 25% la quantité d’oxygène fournie au cerveau. Donc, ça peut aider à générer de bonnes idées et de la créativité. 
Combien de fois avez-vous eu l’idée du siècle en marchant vers la salle de bain? 
 
 
Chroniqueur: Éric Grenier, journaliste chez Jobboom
 
 
 

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